Trabalho em home office devido ao Coronavírus – Dicas para o gestor de equipe
Quando existe o compromisso com resultados, as incertezas dos tempos atuais, junto a equipes trabalhando em home office, podem gerar em Líderes a necessidade de aumentar o controle.
Dependendo do ramo ou área, vejo amigos com mais trabalho, ou quebrando a cabeça para replanejar ações. Seja qual for o seu desafio, o gestor precisará adequar seu modo de tralhado.
O que de PIOR um gestor pode fazer.
Quando o gestor começa a entrar no detalhe de hora a hora sobre o que os integrantes do time devem fazer, realizando conferências longas e muito frequentes para ‘acompanhar’, ou ainda, relatórios de atividades diárias – é um sinal de alerta. Isso pode indicar que você Gestor tem desconfiança quanto a maturidade do time, ou está ansioso quando as incertezas do momento atual. Você precisará definir uma estratégia para não criar uma relação desgastada com o time, pois atitudes controladoras como essa podem pressioná-los, aumentando o estresse e diminuindo a produtividade, o oposto do que você busca.
Lide com o fato de que você NÃO conseguirá controlar as pessoas! Nesses dias de reclusão e distanciamento social, a situação atual de cada colaborador deve ser considerada, como a necessidade de cuidar de filhos, imprevistos como a chegada da compra de supermercado no horário comercial, tantas outras características que não seriam tão impactadas se não estivéssemos todos em isolamento social.
Evite contatar o colaborador a todo momento, principalmente fora do horário útil. Necessidades desse tipo devem ser exceção.
Aquele habito de ‘dar uma passada na mesa’, nunca foi produtivo por interromper o trabalho das pessoas, portanto, não substitua isso por várias ligações por dia ou por reunião ‘agendadas’ sem planejamento (ou seja, marca para daqui 10 minutos) – Lembre que, muita gente não está num home office comum, precisando lidar com questões de família durante o horário do expediente – Procure ter uma rotina mais organizada, para lidar com essas demanda – como reunião de alinhamento de manhã, mas seja como for, permitam que todos se programem.
Cobrar 100% de produtividade das 8 as 17:00, como se estivéssemos em um home office ‘normal’ é fingir que está tudo bem. Precisamos de muita sensibilidade para lidar com essa situação especifica, onde as pessoas se encontram sem muitas alternativas, ou seja, não tem mais a escola dos filhos, babá, avó, faxineira entre tantas outras questões que afetam nossa rotina, as vezes é um casal para se revezar no trabalho e nos cuidados de um filho ou um idoso, por exemplo. Portanto, gestor, tenha mais empatia.
Boas práticas para o gestor do time
Procure engajar o time sobre a importância da função deles para a empresa, ou seja, procure motivá-los relacionado às atividades que devem realizar a um propósito maior.
Use uma ferramenta online de kanban onde o time possa acompanhar atividades, projetos e iniciativas da área – Trabalhe para que todos tenham o habito de usar, combinando como e quando atualizar os cards. Isso pode evitar reuniões e aumentar o alinhamento. (uso o trello.com)
Em momentos de incerteza para todos – como a instabilidade dos empregos – procure ser transparente quanto aos desafios e alternativas que a empresa vem procurando. Por parte do time, é melhor saber o que está acontecendo do que deixar funcionários imaginando coisas piores. Inclusive se as notícias não foram animadoras, procure levá-las na medida exata para que no futuro ninguém seja pego de surpresa. Sim, eu entendo que achar a medida exata não é uma tarefa fácil, por isso, planeje como passar as notícias difíceis.
Divida os desafios da área/empresa com o time e esteja aberto a sugestões, envolva o time para verificar alternativas. Confie na criatividade do time para resolver os novos problemas.
Algumas estratégias que você pode adotar para gerenciar os objetivos neste esquema homeo office em tempos de Coronavírus são:
Procure ter clareza sobre as atividades que são mais importantes e críticas para que todos executem aquilo que tem mais valor nesse momento para a empresa/departamento.
Replaneje – Você deve replanejar os objetivos da área, não adianta insistir num cenário que não existe mais. Quanto mais rápida for sua capacidade de replanejar, mais rápido você coletará resultados, mas não insista na fantasia de que as coisas retomaram a normalidade rapidamente, pois nada indica que irão. Isso pode incluir, diminuir metas do time.
Você pode ter uma reunião rápida diária com a finalidade de simplesmente verificar se estão todos bem, identificar se existe algum impedimento para o trabalho dos integrantes do time, onde você gestor poderá apoiar o desenrolar disso. Procure deixar esse momento descontraído, não use essa reunião rápida para solicitar posicionamento (cobrança) de atividades, use outro momento para isso – Permita que nesse encontro diário, as informações importantes sejam alinhadas e que você possa ter contato mais próximo com o seu time!
Tenha uma agenda predefinida para os próximos 3 meses de reunião para acompanhar os Projetos ou Iniciativas da área – assim as pessoas se planejam melhor para apresentar evolução e resultados.
Se for da cultura da empresa, ou uma sugestão do time, tenha o cuidado de antecipar, caso considere que haverá compartilhamento de vídeo da câmera, durante as conferências – As pessoas costumam estar a vontade em casa, e podem sentir-se desconfortáveis de abrir a câmera sem terem se preparado para isso (para evitar que os colegas vejam o marido da funcionária passando de cueca, por exemplo, rs).
Tenha uma atenção especial a saúde mental dos colaboradores. Você como gestor, pode dar abertura para que as pessoas compartilhem suas necessidades ou aflições. Com base nisso, verifique o que a empresa pode fazer por essa pessoa, às vezes ajustar horários de reunião, apoiar a priorizar demandas, reduzir a carga de trabalho por um período, podem trazer tranquilidade para que o colaborador trabalhe inclusive de forma mais produtiva. Os efeitos do impacto mental desde momento, podem levar ao afastamento do colaborador por motivos médicos, portanto, sempre que possível, tome as medidas para evitar isso.
E ai, mais alguma sugestão, compartilha com a gente!
Boa sorte para você!