Planejamento estratégico: otimize sua matriz SWOT
Elaborar um bom planejamento eleva o nível de maturidade do seu projeto e direciona sua equipe, além de ser uma excelente alternativa para capitalizar valor à organização. Mas por onde começar? Esse artigo traz uma abordagem do uso da Matriz SWOT para maior consistência nas decisões do seu planejamento
Uma das ferramentas mais populares quando falamos em Planejamento Estratégico, é a nossa velha conhecida Matriz SWOT.
Usada para analisar o cenário da empresa em relação ao mundo externo, é uma ferramenta importante de apoio à tomada de decisões. Por meio da matriz, alcançamos um diagnóstico que ajudará a definir as iniciativas com potencial para alavancar o negócio, ou mesmo as ações para mitigar ou diminuir a vulnerabilidade da empresa.
No entanto, sua simplicidade engana. Comumente, gestores elaboram e concluem suas matrizes em menos de 2 horas. Me pergunto qual o resultado desse trabalho, pois com uma visão parcial do ambiente, provavelmente as análises serão superficiais, logo, as decisões serão arriscadas, com pouca ou nenhuma fonte confiável.
Por isso, sugiro algumas etapas para apoiá-lo na análise SWOT:
Etapa 1 – Planejar a coleta de dados do ambiente interno
“Uma jornada de mil milhas deve começar com o primeiro passo.” já diz o velho provérbio chinês. A grande maioria não faz essa etapa, já começa descrevendo as forças ou fraquezas. O problema é que informações importantes podem ser esquecidas, ou pior, não tem uma fonte confiável para defender a visão, por exemplo: você acha que seu cliente está satisfeito, pronto, já é uma força. Mas não é bem assim! Quanto mais fidedigno os dados que você tiver, mais confiável será o diagnóstico da empresa, por isso, invista nessa fase.
Pense na sua empresa como uma cadeia de processos e liste todas as áreas envolvidas, em cada uma delas, devem ser analisadas as forças e fraquezas. Um segundo passo é listar dentro dessas áreas, as informações e dúvidas que ajudem a verificar o desempenho, por exemplo:
– Marketing
Qual nosso market share? Ele vem crescendo ou diminuindo? Qual nosso potencial de mercado?
Como está a evolução de vendas anual dos produtos (itens vendidos, faturamento, lucro)? (Pode indicar forças e fraquezas para cada linha de produto).
Qual produto teve crescimento de vendas / diminuição de vendas?
Quais as reclamações mais frequentes dos nossos clientes? (Fraqueza)
O que nossos clientes mais gostam do nosso produto/ou serviço? Qual diferencial eles percebem? (Força)
Não se preocupe nessa etapa em pensar nas respostas. A coleta de respostas ocorrerá numa etapa posterior. Você poderá até mesmo verificar a falta dessa informação, uma ocorrência comum nas empresas, e isso pode ser o indício de uma fraqueza. Exemplo de fraqueza: Falta de informações de atendimento do mercado impedem avaliar o crescimento do produto X (no caso de não ter dados de Market share).
Nessa etapa você pode identificar inclusive a importância de realizar uma pesquisa de satisfação ou de interesse de compra com seus clientes, o que poderá ser um grande diferencial na sua análise do ambiente interno.
Etapa 2 – Coleta de dados do ambiente interno
Não hesite em solicitar apoio da sua equipe. Distribuir as tarefas de coleta é uma forma de acelerar esse trabalho. Ao receber uma informação, já verifique se ela atende a sua necessidade, pois você pode verificar que gostaria de mais algum outro dado para aprofundar o entendimento, portanto, esse é um trabalho evolutivo. Preocupe-se em armazenar essas informações sabendo as: datas, sistema e responsáveis por essa coleta. Cuidado para não trabalhar com um dado errado. Para evitar isso, confronte a informação de uma área com a outra.
Etapa 3 – Planejar a coleta de dados do ambiente externo
Muito parecido com a etapa 1, o que muda é o foco, agora o olhar é para fora da empresa. Liste então, todos aqueles com que você se relaciona: clientes, concorrentes, fornecedores, distribuidores, parceiros, entidades de classe, entidades governamentais e também considere as tendências macro ambientais (econômicas, demográficas, tecnológicas, político-legais, socioculturais, ambientais). Para cada um desses aspectos, liste também questões que gostaria de analisar. Por exemplo:
– Fornecedor Principal A:
Qual a taxa de entrega dentro do prazo?
Qual a taxa de reprovação e devolução do produto?
Qual impacto do componente no preço final?
– Mercado X:
Quanto deve crescer?
Quais as tendências no setor?
Etapa 4: Coleta de dados do ambiente externo
Também muito parecido com a etapa 2. Neste caso pesquise as respostas nas entidades de classe, anuários, revistas especializadas ou pesquisas que podem ser compradas (ex: Gartner). Outra fonte pode ser a consulta a especialistas na área.
Procure listar as tendências de forma objetiva para facilitar uma futura análise. Sempre armazene a fonte e a data. Anote inclusive as tendências que não tenham sido previstas na lista da etapa 3, por exemplo: Fonte Gartner 2009 – Crescimento previsto nos próximos 4 anos de soluções de Business Inteligence no mundo será de 12% enquanto que o de ERP será de 5%.
Também confronte as informações de diferentes fontes (Gartner e Forrester podem trazer dados diferentes sobre os mesmos assuntos).
Etapa 5: Análise estrutural do ambiente
Pois bem, em posse das informações você está pronto para a análise. Recomendo que realize esse trabalho em equipe. Comece apresentando as informações coletadas do ambiente interno, analise cada questão e verifique o quanto ela contribui positivamente para o negócio (forças) e o quanto impacta negativamente (fraqueza). O mesmo ocorrerá com as informações de ambiente externo, verifique o potencial de impacto positivo para a empresa (oportunidade) e o impacto negativo para a empresa (ameaça).
Sua matriz ficou grande demais? Então procure trabalhar com os itens de maior impacto para o seu negócio, elimine o que é menos importante neste momento.
Tome cuidado: a ideia não é discutir os motivos, causas ou soluções para essas questões. Foque em simplesmente listar quais são as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Escreva resumidamente cada item da matriz, mas que lhe permita entender o que é esse item, exemplo: Força – Equipe operacional. Melhor seria: Excelente preparo técnico da equipe operacional, com 94% de aprovação pelo cliente interno e 97% da equipe certificada.
Etapa 6: Conclusão da matriz
Finalmente, chegou a melhor parte! Agora vamos verificar como adequar às capacidades internas e às possibilidades externas. A matriz SWOT se transformará em um diagnóstico:
Capitalizar: é o relacionamento entre uma força com uma oportunidade, onde pode ser possível identificar uma iniciativa com potencial de alavancar o negócio.
Monitorar: é o relacionamento entre uma força com uma ameaça, onde pode ser possível identificar uma restrição que limita o desenvolvimento do negócio.
Melhorar: é o relacionamento entre uma fraqueza com uma oportunidade, onde pode ser possível identificar uma característica que torna o seu negócio potencialmente vulnerável, pois a empresa encontra-se despreparada para atingir uma oportunidade.
Eliminar: é o relacionamento entre uma fraqueza com uma ameaça, onde pode ser possível identificar um problema de risco potencial ao desenvolvimento do negócio.
Esse diagnóstico será suficientemente abrangente para direcionar a formulação de estratégias e iniciativas da empresa e ainda está bem respaldado por informações altamente confiáveis, algo que realmente pode ser trabalhado para adicionar valor para a organização.
Está empenhado em desenvolver a sua Matriz? Recomendo a leitura do artigo “Planejamento Estratégico – os 7 erros mais comuns”.
Espero ter contribuído para um uso mais eficaz dessa ferramenta. Um bom trabalho!
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