Planejamento Estratégico: os 7 erros mais comuns

Está na hora de começar a pensar nos desafios do próximo ano. Neste artigo, trago alguns erros mais comuns que são cometidos nas empresas quando estão, de fato, saindo de toda a teoria de Análise de Cenário e Matriz SWOT para desenvolver um planejamento efetivamente alinhado com as expectativas do seu CEO

Você foi notificado que em 2 meses (em alguns casos, em 15 dias) deve entregar o seu orçamento e planejamento do próximo ano. Alguns dias da véspera do prazo, você coleta os seus gastos do ano anterior, incorpora algumas gordurinhas, analisa seus indicadores, coloca no papel alguns desejos, e pronto, entrega um relatório à diretoria! Meu caro, você corre um grande risco.

Certamente que o seu Diretor esperava muito mais de você. Apresentar um bom planejamento demanda algumas horas a mais de trabalho. Para ajudá-lo a se preparar para desenvolver um planejamento vencedor, compartilho com você alguns erros comuns:

1. Você está desalinhado com as iniciativas da empresa

Cheio de energia você formula uma excelente estratégia, mas esquece de começar pelo começo – validar antes com seus Diretores se as diretrizes não mudaram – Qual a expectativa deles? Onde e como esperam crescer no próximo ano? Como avaliam o papel da sua área neste objetivo? – Ao elaborar sua visão, esteja bem alinhado à Diretoria para evitar perder todo o seu trabalho. O que vale mesmo é estar orientado à visão da empresa e não em uma visão particular da organização . Essa não é uma tarefa fácil, principalmente quando a empresa não tem uma comunicação efetiva sobre suas expectativas. Seja articulado para entender os cenários de oportunidades e dificuldades.

2. Informações insuficientes para tomada de decisão

O tempo é curto, decisões precisam ser tomadas! E você as faz! O problema é que pular a famosa Matriz SWOT, tornará sua visão um pouco mais obscura. Tomar decisões sem ter informação é um verdadeiro chute no escuro . Por isso, tome alguns cuidados: elenque várias questões que você precisaria investigar, tanto do desempenho interno como pesquisa de mercado (compare seus indicadores com os do mercado, verifique seus custos, lucratividade, clientes com mais potencial, solicite dados de outros departamentos) e outra boa forma é analisar os processos da sua área (se suas entradas e saídas estão no prazo, custo, qualidade satisfatórios, existe algum gargalo, pode identificar problema com outras áreas ou fornecedores). Em algumas empresas, você pode ter dificuldade em encontrar tais informações, por isso, o trabalho é mais difícil, mas em compensação, será um material inédito e riquíssimo. Vale a pena investir tempo!

3. Você não envolveu a sua equipe e os seus clientes no planejamento

Definitivamente você é o cara que deveria ter o melhor entendimento de tudo, estar por dentro de todas as novidades. O fato é: Você não sabe tudo! Com a excelente equipe que você tem, poderá coletar visões bem interessantes. Portanto, organize uma reunião, defina alguns tópicos que lhe preocupam, traga as diretrizes que você alinhou no “Erro 1” e esteja aberto a OUVIR! Convide também pessoas de outros departamentos e colete dados com seus clientes (pesquisa quantitativa ou faça uma visita com questões também qualitativas onde você possa perceber melhor o seu cliente).

4. Entregou seu planejamento e orçamento em 15 dias

Bem, você já entendeu que tudo isso leva tempo! Se sua agenda já é bem puxada (ops, como eu adivinhei?!), estruture as etapas do seu Planejamento como um Projeto. Elabore um cronograma e distribua atividades entre sua equipe – enquanto um funcionário coleta informações internas, outro coleta dados com clientes. Quanto antes você começar, menos tumultuado fica e mais qualidade você terá! Esse é o item mais crítico para elaborar um planejamento de sucesso (por isso que publico esse artigo em agosto, para dar tempo de fazer tudo com calma).

5. Você não comunicou ou vendeu o seu planejamento direito

Nem entre neste tópico se você já cometeu o “Erro 1”! Acontece que sem o direcionamento estratégico, o plano que você apresentar aqui corre um grande risco de ser mal interpretado pelo diretor. Portanto, antes de tudo, vá alinhando o caminho antes de chegar à versão final do seu planejamento. Pois bem, a questão essencial aqui é ganhar aliados. Se você não vender bem o seu Planejamento, você não conseguirá aprovar o seu orçamento e muito menos, terá credibilidade e apoio para conduzir suas iniciativas. Apresente para o diretor em termos de resultados esperados (números, de preferência financeiros) e baseie sua argumentação naquela excelente pesquisa do “Erro 2”. Somente as excelentes iniciativas serão levadas ao CEO! É para isso que você foi contratado!!!

6. Suas iniciativas estão listadas, mas não foram projetadas

Não deixe suas iniciativas rascunhadas no papel. Elas precisam ser planejadas. Para maior consistência no seu Planejamento Estratégico, você deveria agora iniciar o Plano de Projeto para cada iniciativa proposta, onde você possa visualizar: datas, atividades, responsáveis, tempo, competências necessárias, custo e objetivos. Enfim, não deixe de estruturar a implantação dos projetos propostos, pois dificilmente eles aconteceram sem isso! Lembre-se de verificar se os custos estão no seu orçamento, se tem pessoal disponível, se precisa treinar alguém ou contratar. Seus projetos devem conter indicadores para acompanhamento, no mínimo mensal. E uma última dica, crie um mapa contendo todos os Milestones (datas marcantes do projeto) e os indicadores, onde você possa olhar em um único documento. Mantenha-o impresso, colado na sua mesa! Olhe para ele todos os dias!

7. Não priorizou as iniciativas mais importantes

O que importa no seu Planejamento é a qualidade das iniciativas propostas. É melhor um único projeto bem feito, do que uma lista enorme de objetivos que ficaram pela metade! Acredite, por mais absurdo que isso pareça, 45% dos projetos não são nem iniciados! Portanto, não seja um Super Ótimista. Os Super Otimistas têm orçamento para tudo, gente qualificada e disponível, além de fazer tudo ao mesmo tempo, sempre obtendo um bom resultado, claro! Caia na real e elimine o que é menos importante. Coloque todas as suas iniciativas em ordem de prioridade, avalie o tempo, custo, prazo e riscos. Se a coisa apertar, renegocie, replaneje, mas não perca foco no que é mais importante. Neste artigo, você leu sobre erros comuns que devem ser evitados.

No próximo post conheça a melhor forma de criar sua matriz SWOT, e aumentar a chance de preparar um Planejamento Estratégico concreto para sua empresa ou departamento.